В шаблонах присутствуют настройки доступности шаблона, а также горячие клавиши.
Проставляя галочку "Фраза доступна всем операторам" всем сотрудникам дается доступ к созданному шаблону. Указав "Горячую клавишу" Вы сможете отправлять шаблоны не выбирая его каждый раз из списка шаблонов, а просто нажав необходимую комбинацию.